Privacyverklaring

Workrlab, KvK-nummer 59748699, BTW-nummer NL002242296B65, e-mail: info@workrlab.com ("Workrlab", "wij"), is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Deze verklaring geldt voor iedereen die met het Workrlab-platform in aanraking komt: gebruikers van onze klanten ("Klant"), bezoekers van workrlab.com, en de consultants/kandidaten van wie gegevens door een Klant in het platform worden ingevoerd.

Voor de gegevens die een Klant over diens consultants, medewerkers en leads in het platform invoert, is de Klant zelf de verwerkingsverantwoordelijke en Workrlab de verwerker. Die verhouding is vastgelegd in onze Verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring gaat over de gegevens die Workrlab als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt: accountgegevens, gebruiksgegevens en de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te factureren.

1. Welke gegevens verwerken wij?

Workrlab verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (gehashed, nooit leesbaar), organisatienaam, rol binnen de organisatie.
• Gebruiksgegevens: inlogmomenten, IP-adres bij registratie en acceptatie van juridische documenten, audit-logregels van acties binnen het platform.
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, factuuradres, BTW-nummer en betaalgegevens (verwerkt door onze betaaldienstverlener Stripe — Workrlab slaat zelf geen volledige kaartgegevens op).
• Consultant- en medewerkergegevens: naam, e-mail, vaardigheden, beschikbaarheid, CV-inhoud — ingevoerd door de Klant. Workrlab is hiervoor verwerker, niet verwerkingsverantwoordelijke.
• Commerciële gegevens: contactpersonen van leads en klanten van de Klant — eveneens ingevoerd door de Klant.

2. Grondslagen en doeleinden

• Uitvoering van de overeenkomst — het leveren van de SaaS-dienst aan de Klant, inclusief facturatie.
• Wettelijke verplichting — fiscale bewaarplicht, AVG-naleving.
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging van het platform, fraudepreventie, productverbetering op basis van geaggregeerde, niet-herleidbare gebruiksstatistieken.
• Toestemming — bezoekersstatistieken van de publieke website via Google Analytics. Je geeft die toestemming in de cookiemelding en trekt haar in via ‘Cookie-instellingen’ onderaan de pagina (zie artikel 8).

3. AI-verwerking en geautomatiseerde besluitvorming

Workrlab gebruikt kunstmatige intelligentie om onderdelen van de dienst te leveren: het automatisch uitlezen van CV's, het herkennen van vaardigheden, het genereren van een matchscore tussen een consultant en een vacature, en het opstellen van conceptteksten (bijvoorbeeld motivatiebrieven). Hiervoor wordt tekstinhoud — waaronder CV-gegevens — verwerkt door onze AI-sub-verwerker Anthropic PBC (zie het overzicht in artikel 5).

Deze AI-output is een hulpmiddel ter ondersteuning van de Klant en diens medewerkers. Workrlab neemt zelf geen volledig geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijk gevolg in de zin van artikel 22 AVG: een matchscore, CV-samenvatting of AI-gegenereerde tekst leidt nooit vanzelf tot een aanbod, afwijzing of plaatsing. Een medewerker van de Klant beoordeelt en beslist.

De matchscore rekent uitsluitend met skills, beschikbaarheid, senioriteit, locatie, tarief, taal, branche en opleiding, zoals die in het profiel en de vacature staan. Per match is in het platform in te zien welke factoren meetelden, met welk gewicht, en waarom een score hoog of laag uitvalt. Leeftijd, geslacht, nationaliteit, afkomst, foto en andere beschermde kenmerken spelen in de berekening geen rol.

Workrlab traint geen AI-modellen op gegevens van klanten of hun consultants en deelt die gegevens niet voor dat doel. Onze AI-sub-verwerker Anthropic PBC gebruikt gegevens die via zijn API worden verwerkt op grond van zijn commerciële voorwaarden niet om modellen te trainen.

Voordat tekst naar onze AI-sub-verwerker gaat, verwijderen wij de gegevens die een consultant rechtstreeks aanwijzen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, links naar profielpagina’s, postcode en geboortedatum. De naam wordt vervangen door een merkteken en pas in het resultaat weer ingevuld. Eén uitzondering: bij het inlezen van een geüpload CV is het uitlezen van de naam juist het doel en gaat de naam wél mee; de contactgegevens halen wij in dat geval zelf uit het bestand, zonder tussenkomst van AI.

Deze maatregel is pseudonimisering in de zin van artikel 4 lid 5 AVG en geen anonimisering: uit de overblijvende tekst — functietitels, werkgevers, opleidingen en jaartallen — kan een persoon nog herleidbaar zijn. De tekst blijft daarom een persoonsgegeven en blijft onder deze verklaring en onder de verwerkersovereenkomst vallen.

4. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Na opzegging van het abonnement worden accountgegevens en de door de Klant ingevoerde gegevens verwijderd binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor facturatiegegevens). Audit-logs die nodig zijn om misbruik en beveiligingsincidenten te kunnen onderzoeken worden maximaal 12 maanden bewaard.

5. Sub-verwerkers en delen met derden

Workrlab deelt persoonsgegevens niet met derden voor eigen commerciële doeleinden. Voor de dienstverlening maken wij gebruik van de volgende sub-verwerkers:

Al onze sub-verwerkers zijn contractueel gebonden aan een verwerkersovereenkomst met passende beveiligingseisen. Deze lijst kan wijzigen naarmate Workrlab groeit; de meest actuele versie staat altijd op deze pagina, en bij toevoeging van een sub-verwerker die persoonsgegevens buiten de EER verwerkt informeren wij Klanten vooraf.

6. Beveiliging

Workrlab neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging, waaronder versleuteling van gegevens in rust en in transit, toegangscontrole op basis van rol en minste privileges, en regelmatige beveiligingstests. Het platform is uitsluitend bereikbaar via een beveiligde HTTPS-verbinding (TLS), afgedwongen met HSTS zodat een onversleutelde verbinding nooit wordt geaccepteerd.

Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of vermoed je een kwetsbaarheid in het platform? Meld dit dan direct via info@workrlab.com — we onderzoeken elke melding.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Werk je bij een organisatie die Workrlab gebruikt (bijvoorbeeld als consultant wiens gegevens door je werkgever zijn ingevoerd), richt je verzoek dan in eerste instantie tot die organisatie — zij is verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Voor vragen over je eigen accountgegevens bij Workrlab kun je terecht via info@workrlab.com. Wij reageren binnen 30 dagen. Om te voorkomen dat we gegevens verstrekken aan iemand die zich ten onrechte voor jou uitgeeft, kunnen we om aanvullende identificatie vragen voordat we een verzoek in behandeling nemen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Workrlab plaatst geen marketingcookies. Op de publieke website — de homepage, de pagina’s over Workrlab en contact, en de bench-scan — meten we met Google Analytics hoe de site gebruikt wordt, maar alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft: voor zulke cookies is op grond van artikel 11.7a Telecommunicatiewet vooraf toestemming nodig. Zonder toestemming laden we Google Analytics niet. Je wijzigt je keuze altijd via ‘Cookie-instellingen’ onderaan de pagina; trek je je toestemming in, dan verwijderen we de Google Analytics-cookies uit je browser. In het ingelogde platform gebruiken we geen analytics.

De cookies en opslag hieronder zijn functioneel en technisch noodzakelijk voor de werking van het platform, en mogen daarom zonder toestemming geplaatst worden:

Alleen na je toestemming, op de publieke website:

Lettertypen en overige vormgeving worden vanaf onze eigen servers geladen, niet vanaf een CDN van een derde partij — je IP-adres wordt daarvoor dus niet met een externe leverancier gedeeld. Je kunt cookies altijd beheren of verwijderen via de instellingen van je browser; houd er rekening mee dat het platform zonder de functionele cookies hierboven niet correct werkt.

9. Wijzigingen

Workrlab kan deze privacyverklaring wijzigen. De actuele versie is altijd beschikbaar op workrlab.com/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen — bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuwe sub-verwerker buiten de EER — word je per e-mail geïnformeerd.